Dưới đây là quy trình mẫu để đánh giá nhà cung cấp, phù hợp với vai trò của nhân viên QA. Quy trình có thể được điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn:
I. Mục đích
Quy trình này nhằm đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng, giao hàng, chi phí và dịch vụ theo tiêu chuẩn của công ty.
II. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho việc đánh giá tất cả các nhà cung cấp hiện tại và tiềm năng cung cấp nguyên vật liệu, linh kiện, dịch vụ cho công ty.
III. Quy trình thực hiện
1. Chuẩn bị đánh giá
1.1. Xác định tiêu chí đánh giá:
- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
- Thời gian giao hàng.
- Giá cả và chính sách thanh toán.
- Năng lực sản xuất và cung ứng.
- Hệ thống quản lý chất lượng (ISO, HACCP,… nếu có).
- Dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ khách hàng.
- Tuân thủ các yêu cầu pháp lý và môi trường.
1.2. Thu thập thông tin:
- Hồ sơ năng lực nhà cung cấp (profile).
- Giấy phép kinh doanh, chứng nhận quản lý chất lượng.
- Danh sách khách hàng hiện tại.
2. Tiến hành đánh giá
2.1. Đánh giá sơ bộ:
- Xem xét tài liệu và hồ sơ cung cấp.
- Đánh giá qua bảng câu hỏi (survey) hoặc checklist.
2.2. Đánh giá tại chỗ (nếu cần):
- Tổ chức đoàn đánh giá đến cơ sở sản xuất/dịch vụ của nhà cung cấp.
- Kiểm tra các khía cạnh như: quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, điều kiện làm việc, bảo vệ môi trường.
2.3. Chấm điểm và xếp hạng:
- Áp dụng hệ thống thang điểm dựa trên tiêu chí đã đề ra.
- Phân loại nhà cung cấp: Đạt yêu cầu, Cần cải thiện, Không đạt yêu cầu.
3. Báo cáo và thông báo kết quả
3.1. Lập báo cáo đánh giá:
- Tổng hợp kết quả đánh giá.
- Đưa ra các nhận xét, đề xuất cải thiện (nếu có).
3.2. Thông báo kết quả:
- Gửi thông báo cho nhà cung cấp về kết quả đánh giá.
- Yêu cầu kế hoạch cải thiện (nếu có) từ nhà cung cấp.
4. Theo dõi và đánh giá lại (nếu cần)
- Định kỳ đánh giá lại các nhà cung cấp để đảm bảo họ duy trì hoặc nâng cao chất lượng.
- Lưu trữ hồ sơ đánh giá để tham chiếu trong các lần đánh giá tiếp theo.
IV. Biểu mẫu/hồ sơ sử dụng
- Bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp.
- Checklist kiểm tra tại chỗ.
- Biên bản báo cáo đánh giá.
- Biểu mẫu kế hoạch cải thiện (nếu cần).
V. Trách nhiệm thực hiện
- Bộ phận QA: Chủ trì thực hiện đánh giá và lập báo cáo.
- Bộ phận mua hàng: Hỗ trợ cung cấp thông tin và liên hệ với nhà cung cấp.
- Nhà cung cấp: Cung cấp tài liệu, thông tin đầy đủ và hỗ trợ đánh giá.
Xem thêm: Tầm quan trọng của cGMP trong sản xuất mỹ phẩm
