Tự thanh tra trong quá trình sản xuất sản phẩm là bước quan trọng đánh giá tổng quát và khách quan đối toàn bộ quá trình sản xuất mỹ phẩm. Đó là quá trình xem xét một cách tổng thể những khiếm khuyết có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Việc tự kiểm tra trong nhà máy sản xuất mỹ phẩm phải do người có thẩm quyền và được đào tạo về kiểm tra đánh giá chất lượng. Các hoạt động kiểm tra phải tuân thủ theo nguyên tắc quản lý trong cGMP để đạt được hiệu qủa cao nhất, không bỏ sót các chi tiết dẫn đến rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC TỰ THANH TRA TRONG SẢN XUẤT MỸ PHẨM
Tại Việt Nam việc áp dụng GMP trong sản xuất mỹ phẩm ở thời điểm hiện tại chưa bắt buộc, hiện tại đã cơ quan quản lý đang có lộ trình để đưa nguyên tắc này vào áp dụng trong mỹ phẩm. Một trong những bước để xây dựng hệ thống quản lý theo GMP đó là Tự thanh tra hay còn gọi là thanh tra nội bộ, nó là một phần của bộ tài liệu gửi cơ quan chức năng để xem xét việc đánh giá một nhà máy có đạt tiêu chuẩn GMP hay không.
Vậy mục đích của tự thanh tra trong GMP là gì?
Tự thanh tra là quá trình xem xét đánh giá tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất từ khâu đánh giá nhà cung cấp, quá trình sản xuất và cách thức bảo quản cũng như các vấn đề khác trong sản xuất. Mục đích nhằm tìm ra những khiếm khuyết, sai sót có thể ảnh hưởng đến chất lượng hoặc độ ổn định của sản phẩm. Từ đó tìm ra những giải pháp, quy trình quản lý để ngăn chặn các mối nguy có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
SẮP XẾP NHÂN SỰ TỰ THANH TRA
Việc sắp xếp nhận sự tự thanh tra do ban lãnh đạo công ty thành lập, có thể chia làm nhiều nhóm nhỏ để khảo sát tất cả các mục liên quan đến toàn bộ qúa trình sản xuất. Một số yêu câu cơ bản về nhân sự của ban tự thanh tra:
Phải có tính độc lập tương đối: ví dụ để thanh tra các vấn đề ở xưởng thì không bố trí thành viên trong xưởng sản xuất tham gia, điều này giúp việc đánh giá trở nên khách quan và chính xác hơn, để đạt được mục đích ban đầu của nó.
Nhận sự ban thanh tra phải có chuyên môn trong lĩnh vực mình thanh tra, cần phải được đào tạo để thực hiện tuần tự các bước tránh bỏ sót, hoặc đánh giá sai thực trạng và không nhìn nhận ra vấn đề còn tồn tại.
Điều quan trọng hơn cả là lương tâm của cán bộ tự thanh tra, cần phải xác định tinh thần khách quan, vì đây là một bước quan trọng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ việc vận hành của nhà máy sau này. Chúng ta không thể che đậy những khiếm khuyết của bộ phận này hay bộ phận kia, rất có thể những sai sót bị bỏ quyên đó có thể dẫn tới những hậu quả khôn lượng trong sản xuất kinh doanh và đặc biệt là an toàn đối với sức khoẻ người tiêu dùng.
NỘI DUNG TỰ THANH TRA
Nội dung được thanh tra là toàn bộ các quy trình cũng như các yếu tố đầu vào trong sản xuất dược hoặc mỹ phẩm bao gồm các thành tố: CON NGƯỜI – NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT – MÔI TRƯỜNG SẢN XUẤT – THIẾT BỊ SẢN XUẤT & PHƯƠNG PHÁP SẢN XUẤT
Ở trên tôi muốn đề cập đến những mảng nội dung lớn, tổng quát nhất, đi vào chi tiết để khai thác 5 vấn đề trên là cả một chuỗi những nội dung liên quan. Và tự thanh tra cũng chỉ là một phần nhỏ trong chuỗi những công việc để bắt đầu tạo dựng một nhà máy sản xuất mỹ phẩm theo tiêu chuẩn GMP mà thôi. Đơn cư để thanh tra về mục CON NGƯỜI có phù hợp với các tiêu trí đánh giá của GMP hay không thì trong hệ thống check list cũng sẽ đưa ra các tiêu trí rất rõ ràng về sức khoẻ, trình độ cũng như kinh nghiệm đối với từng vị trí tham gia trong quá trình sản xuất ấy.
TẦN XUẤT TỰ THANH TRA
Điều này được khuyến nghị tối thiểu mỗi năm một lần đối với các cơ sở sản xuất thuốc, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm cũng không ngoại lệ nếu như áp dụng hệ thống kiểm soát chất lượng theo nguyên tắc GMP.
Tuỳ vào nhu cầu và các vấn đề gặp phải trong công ty mà ban lãnh đạo có thể ra quyết định về TẦN SUẤT TỰ THANH TRA sao cho phù hợp, nếu có thể hãy tổ chức tự thanh tra theo quý, hoặc theo mỗi năm 2 lần. Một mẹo nhỏ để việc tự thanh tra không ảnh hưởng quá nhiều đến nhịp độ sản xuất là có thể chia nhỏ các hạng mục thanh tra theo bộ phận vào những khoảng thời gian khác nhau.
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN QUY TRÌNH TỰ THANH TRA
- Lập kế hoạch thời gian và khu vực tự thanh tra
- Quyết định thành lập đoàn tự thanh tra và phân công nhiệm vụ
- Lập bảng check list các nội dung tự thanh tra và tiêu trí đánh giá
- Ghi lại tất cả các nội dung kiểm tra
- Chuẩn bị bản báo cáo hoạt động kiểm tra bao gồm các khuyến nghị
- Gửi các trưởng bộ phận có liên quan
- Lê phương án khắc phục phòng ngừa
BÁO CÁO TỰ KIỂM TRA
Trong quá trình thực hiện tự thanh tra, nhóm thanh tra luôn phải ghi nhớ rằng công việc mà họ đang thực hiện nhằm phát hiện ra các lỗ hổng trong quy trình vận hành là điều quan trọng nhất. Vì vậy trong suốt quá trình việc tập trung tìm kiếm những lỗ hổng cũng như báo cáo những khuyến nghị thiếu sót cần được nhấn mạnh và liệt kê một mục riêng, nhằm phân loại và đánh giá các vấn đề đang tồn tại được tốt hơn.
TRUYỀN THÔNG BÁO CÁO
Sau khi tổng kết và hoàn thiện báo cáo, báo cáo sẽ được chuyển đến các bộ phận có liên quan, tối thiểu sẽ là ban giám đốc, trưởng phòng quản lý chất lượng, trưởng phòng kỹ thuật…
HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
Cuối cùng sau khi đã thống nhất báo cáo bao gồm các khuyến nghị cũng như như các biện pháp khắc phục phòng ngừa thì việc triển khai khắc phục cần được thực hiện. Việc khắc phục cũng cần được đưa và biên bản và đánh giá lại hiệu quả của việc khắc phục này.
Như trên là một phần về công tác tự kiểm tra trong một nhà máy sản xuất mỹ phẩm nói riêng cũng như các hoạt động sản xuất yêu cầu áp dụng nguyên tắc này nói chung. Việc thực hiện tự thanh tra không chỉ nhằm mục đích đáp ứng theo yêu cầu của GMP mà nó còn là một phần của chuỗi duy trì và cải tiến chất lượng sản phẩm. Và một điều không ngờ tới là trong quá trình thực hiện tự thanh tra một cách nghiêm túc khiến cho sản phẩm công ty không ngừng được cải thiện về chất lượng mà nó còn giúp chúng tôi tối ưu hoá sản xuất qua đó tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Hi vọng với những chia sẽ nhỏ này sẽ giúp cho các bạn những người quan tâm đến sản xuất mỹ phẩm dược phẩm có thêm nguồn thông tin tham khảo về nội dung này.
Tác giả: DS. Lê Đình Nam
