Mẫu lưu mỹ phẩm và truy xuất lô theo GMP

Mẫu lưu mỹ phẩm là phần sản phẩm hoặc nguyên liệu được giữ lại từ mỗi lô để làm đối chứng về sau. Khi người dùng phản ánh kem đổi màu hay cơ quan quản lý lấy mẫu kiểm tra hậu mại, mẫu lưu cùng hồ sơ lô là căn cứ để trả lời câu hỏi: lô hàng này khi xuất xưởng đã như thế nào?

Bài viết trình bày cách tổ chức mẫu lưu và truy xuất lô theo tinh thần ISO 22716 và CGMP-ASEAN. Các mức nêu trong bài là thông lệ ngành; thời hạn và số lượng cụ thể do quy trình của từng cơ sở quy định.

1. Mẫu lưu dùng để làm gì

Mẫu lưu (retain sample, có nơi gọi là mẫu đối chứng) khác với mẫu kiểm nghiệm. Mẫu kiểm nghiệm được dùng hết để quyết định xuất xưởng; mẫu lưu được niêm phong và chỉ mở khi có lý do. Trong ISO 22716, mẫu lưu gắn với phần phòng kiểm nghiệm (chương 9) và được dùng khi xử lý khiếu nại (chương 14). Mục đích chính:

• Đối chứng khi có khiếu nại: so sánh mẫu bị phản ánh với mẫu lưu cùng lô để phân biệt lỗi sản xuất với lỗi do bảo quản, vận chuyển.
• Điều tra sai lệch: kiểm tra lại chỉ tiêu nghi ngờ khi phát hiện bất thường sau khi lô đã xuất xưởng.
• Cung cấp bằng chứng: trình cho đoàn đánh giá hoặc cơ quan quản lý khi được yêu cầu.

2. Lưu mẫu những gì

Thành phẩm

Mỗi lô thành phẩm xuất xưởng nên có mẫu lưu ở dạng bao bì thương mại cuối cùng – đúng chai, tuýp, hũ, nhãn và hộp như hàng giao cho khách. Nhiều hiện tượng chỉ xuất hiện khi sản phẩm tiếp xúc lâu với bao bì thật: thấm qua thành tuýp, bay hơi qua vòi bơm hay phai mực in. Lô chiết rót nhiều đợt thì lưu mẫu đại diện từng đợt.

Nguyên liệu

Lưu mẫu nguyên liệu là thông lệ tốt, nhất là với hoạt chất, chất bảo quản, hương liệu và nguyên liệu tự nhiên – những nhóm dễ biến động giữa các lô. Mẫu ghi cả số lô nhà cung cấp lẫn số lô nội bộ. Xem thêm bài quản lý chất lượng nguyên liệu.

Bao bì in và bán thành phẩm

Nhãn, hộp, tờ hướng dẫn thường được lưu một bản cho mỗi lô để đối chiếu nội dung ghi nhãn, số lô, hạn dùng. Bán thành phẩm chỉ cần lưu khi có thời gian chờ dài hoặc chiết rót ở nơi khác.

3. Số lượng và cách lấy mẫu lưu

Không có con số chung cho mọi sản phẩm. Nguyên tắc được dùng phổ biến là lượng mẫu lưu phải đủ để kiểm lại toàn bộ chỉ tiêu xuất xưởng, kể cả vi sinh, ít nhất một lần; nhiều cơ sở chọn mức đủ cho hai lần để dự phòng kiểm đối chứng ở phòng thử nghiệm độc lập. Khi tính, cộng lượng cho từng phép thử: cảm quan, pH, độ nhớt, định lượng hoạt chất (nếu có) và vi sinh.

Mẫu nên được lấy rải đầu, giữa và cuối lô thay vì gom ở cuối ca; phiếu lấy mẫu ghi sản phẩm, số lô, hạn dùng, số lượng, người lấy, ngày lấy. Mẫu được niêm phong để chứng minh chưa bị mở.

4. Điều kiện bảo quản và thời gian lưu

Mẫu lưu được cất ở khu vực riêng, có kiểm soát ra vào, xếp theo sản phẩm và số lô. Điều kiện bảo quản tương ứng với điều kiện ghi trên nhãn và được theo dõi nhiệt độ, độ ẩm bằng thiết bị đã hiệu chuẩn. Mẫu lưu không thay thế mẫu nghiên cứu độ ổn định, vốn có phác đồ riêng (xem bài độ ổn định và hạn dùng mỹ phẩm).

Về thời gian, thông lệ ngành là lưu mẫu thành phẩm ít nhất đến hết hạn dùng của lô; nhiều cơ sở giữ thêm một khoảng để xử lý phản ánh đến muộn. Mẫu nguyên liệu lưu theo quy trình nội bộ, gắn với hạn dùng của nguyên liệu hoặc của lô thành phẩm sau cùng dùng nó. Thời hạn cụ thể do quy trình của cơ sở quy định và nên được thống nhất với chủ sở hữu sản phẩm trong hợp đồng gia công. Hết hạn lưu, mẫu được huỷ có biên bản.

Loại mẫu	Lượng lưu (thông lệ)	Dạng lưu	Thời gian lưu
Thành phẩm	Đủ kiểm lại toàn bộ chỉ tiêu ít nhất một lần, nhiều nơi chọn hai lần	Bao bì thương mại cuối cùng, niêm phong	Ít nhất đến hết hạn dùng; cộng thêm khoảng dự phòng theo quy trình cơ sở
Nguyên liệu	Đủ cho các phép thử định danh và chỉ tiêu chính	Dụng cụ chứa kín, trơ; ghi số lô nhà cung cấp và số lô nội bộ	Theo quy trình cơ sở, gắn với hạn dùng nguyên liệu hoặc thành phẩm liên quan
Bao bì in	Một bản cho mỗi lần in hoặc mỗi lô	Đính kèm hồ sơ lô hoặc hồ sơ bao bì	Cùng thời gian lưu hồ sơ lô

5. Truy xuất lô theo hai chiều

Truy xuất là khả năng lần lại lịch sử của một lô qua hồ sơ. Nền tảng là số lô: mỗi lô nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm và thành phẩm có một mã định danh riêng, không trùng lặp, ghi nhất quán từ phiếu nhập kho, phiếu cân, hồ sơ pha chế đến phiếu xuất hàng (xem SOP và hồ sơ lô sản xuất).

Truy xuất ngược: từ thành phẩm về nguồn

Từ số lô in trên sản phẩm tìm ra hồ sơ lô, từ đó biết lô nguyên liệu, bao bì nào đã dùng, ai cân; thiết bị nào được dùng và tình trạng vệ sinh; thông số pha chế thực tế; kết quả kiểm nghiệm và người quyết định xuất xưởng. Truy xuất ngược trả lời câu hỏi "vấn đề này có thể bắt nguồn từ đâu".

Truy xuất xuôi: từ nguồn ra thị trường

Khi một lô nguyên liệu có vấn đề – chẳng hạn nhà cung cấp báo có tạp chất ngoài tiêu chuẩn – cần biết ngay nó đã đi vào những lô thành phẩm nào, các lô ấy còn trong kho hay đã giao cho ai. Phần trong nhà máy nằm ở sổ kho và hồ sơ lô; phần ngoài thị trường thuộc chủ sở hữu sản phẩm và nhà phân phối, vì ISO 22716 không bao trùm khâu phân phối. Hai bên nên thống nhất từ đầu cách trao đổi danh sách giao hàng theo số lô.

6. Một tình huống truy xuất điển hình

Giả sử nhà phân phối báo serum một lô sẫm màu hơn bình thường. Trình tự gợi ý:

1. Ghi nhận số lô, hình ảnh, điều kiện bảo quản tại điểm bán.
2. So sánh mẫu lưu cùng lô với mẫu bị phản ánh. Mẫu lưu bình thường thì nghiêng về nguyên nhân bảo quản, vận chuyển; mẫu lưu cũng sẫm thì truy xuất ngược.
3. Truy ngược đến lô hoạt chất, lô bao bì, thông số pha chế; đối chiếu các lô dùng chung lô nguyên liệu đó.
4. Truy xuôi các lô có thể bị ảnh hưởng, đánh giá rủi ro và cùng chủ sở hữu sản phẩm quyết định có thu hồi hay không (xem khiếu nại và thu hồi mỹ phẩm).
5. Ghi kết luận vào hồ sơ khiếu nại; mở CAPA nếu nguyên nhân thuộc về sản xuất.

Thông lệ tốt là diễn tập truy xuất định kỳ: chọn ngẫu nhiên một lô và đo thời gian đến khi có đủ danh sách nguyên liệu, bao bì và nơi nhận hàng; kết quả cho thấy chỗ nào hồ sơ còn rời rạc.

7. Danh mục kiểm tra thực hành

• Có quy trình bằng văn bản về mẫu lưu: loại mẫu, lượng, nơi lưu, thời gian lưu, người chịu trách nhiệm, cách huỷ.
• Mỗi lô thành phẩm đã xuất xưởng đều có mẫu lưu tìm được trong vài phút.
• Mẫu lưu ở dạng bao bì thương mại, niêm phong, nhãn đủ thông tin.
• Khu lưu mẫu có hồ sơ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm; thiết bị đo còn hạn hiệu chuẩn.
• Mỗi lần mở mẫu lưu đều ghi lý do và người thực hiện.
• Số lô được ghi thống nhất từ phiếu nhập nguyên liệu đến phiếu xuất hàng.
• Đã diễn tập truy xuất xuôi – ngược trong năm và lưu kết quả.
• Hợp đồng gia công nêu rõ bên nào giữ mẫu lưu, giữ trong bao lâu và cung cấp thế nào khi có yêu cầu.

Tại nhà máy ở Cụm công nghiệp Thanh Oai, Butter-C lưu mẫu và hồ sơ lô cho các lô sản xuất cho khách hàng, và thống nhất thời gian lưu với chủ sở hữu sản phẩm khi lập hợp đồng gia công.

Câu hỏi thường gặp

Lưu mẫu có phải là yêu cầu bắt buộc không?

Lưu mẫu là yêu cầu của các hướng dẫn GMP như ISO 22716 và CGMP-ASEAN. Lượng và thời gian lưu cụ thể không được ấn định chung mà do quy trình của cơ sở quy định, dựa trên hạn dùng và mức rủi ro của sản phẩm.

Chủ thương hiệu có nên tự giữ thêm mẫu lưu không?

Nên. Giữ thêm vài đơn vị mỗi lô giúp chủ sở hữu sản phẩm chủ động khi xử lý phản ánh từ thị trường.

Có thể dùng mẫu lưu để thử độ ổn định không?

Không nên. Mẫu lưu dành cho đối chứng; nghiên cứu ổn định cần mẫu và phác đồ riêng.

Tài liệu tham khảo

1. ISO 22716:2007. Cosmetics — Good Manufacturing Practices (GMP) — Guidelines on Good Manufacturing Practices. International Organization for Standardization.
2. ASEAN Cosmetic Directive (ACD), Appendix VI — ASEAN Guidelines for Cosmetic Good Manufacturing Practice. ASEAN Cosmetic Committee.
3. Bộ Y tế. Thông tư 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 quy định về quản lý mỹ phẩm.
4. Chính phủ. Nghị định 93/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm.
5. U.S. FDA (2013). Draft Guidance for Industry: Cosmetic Good Manufacturing Practices.