Phòng kiểm nghiệm QC trong nhà máy mỹ phẩm theo GMP

Một lô nguyên liệu được chuyển sang trạng thái đạt, một lô kem được xuất xưởng: cả hai quyết định đều dựa trên phiếu kết quả. Phiếu ấy chỉ đáng tin khi phòng kiểm nghiệm QC vận hành có kiểm soát: mẫu lấy đúng, phương pháp phù hợp, thuốc thử còn hạn, thiết bị đã hiệu chuẩn, dữ liệu thô còn nguyên.

Trong ISO 22716, phòng kiểm nghiệm là một nhóm nội dung riêng. Bài viết trình bày cách tổ chức phòng kiểm nghiệm theo GMP, ghi rõ đâu là pháp luật, đâu là tiêu chuẩn, đâu là thông lệ.

1. Căn cứ: pháp luật, tiêu chuẩn và thông lệ

Lớp	Nội dung	Căn cứ
Pháp luật (bắt buộc)	"Có bộ phận kiểm tra chất lượng để kiểm tra chất lượng của nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm chờ đóng gói và thành phẩm;"	Nghị định 93/2016/NĐ-CP, Điều 4 khoản 3 điểm đ (điều kiện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm)
Pháp luật (bắt buộc)	Trong quá trình hoạt động, cơ sở sản xuất phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo CGMP-ASEAN	Nghị định 93/2016/NĐ-CP, Điều 15 khoản 4
Pháp luật (bắt buộc)	"Giới hạn kim loại nặng và vi sinh vật trong mỹ phẩm phải đáp ứng yêu cầu của ASEAN quy định tại Phụ lục số 06-MP."	Thông tư 06/2011/TT-BYT, Điều 13
Tiêu chuẩn	Kiểm nghiệm theo phương pháp và tiêu chí chấp nhận đã thiết lập; mẫu, thuốc thử, chất chuẩn được nhận diện; kết quả được xem xét trước khi kết luận	ISO 22716, CGMP-ASEAN (tinh thần chung)
Thông lệ	Thẩm định, kiểm chứng phương pháp; điều tra OOS hai giai đoạn; tách khu vi sinh; thuê ngoài phòng đạt ISO/IEC 17025	Hướng dẫn GMP, nhiều điểm tham khảo từ ngành dược

Nghị định 155/2018/NĐ-CP bãi bỏ điểm c, e và sửa điểm a của khoản 3 Điều 4 Nghị định 93/2016/NĐ-CP; điểm đ không bị động đến và còn hiệu lực. Điểm đ không nêu cơ cấu, số nhân sự hay danh mục thiết bị của bộ phận kiểm tra chất lượng.

2. Tổ chức, tính độc lập và bố trí phòng

Phân vai QC – QA – sản xuất và lý do bộ phận chất lượng độc lập với sản xuất đã có ở bài QA và QC mỹ phẩm. Riêng phòng kiểm nghiệm, thông lệ là người làm phép thử ký kết quả, người khác có thẩm quyền xem xét trước khi phát hành phiếu; kiểm nghiệm viên được đánh giá năng lực từng phép thử trước khi làm độc lập.

Tách phòng vi sinh và phòng hoá lý

Thông lệ GMP là đặt phòng kiểm nghiệm tách khỏi khu sản xuất, và khu vi sinh tách khỏi khu hoá lý, vì thử vi sinh làm việc với môi trường nuôi cấy, mẫu có thể nhiễm và chủng vi sinh vật chuẩn. Cách làm thường gặp:

• Lối vào, trang phục riêng; thao tác mẫu hở trong tủ cấy hoặc tủ an toàn sinh học.
• Tủ ấm, nồi hấp, dụng cụ dùng riêng; môi trường đã cấy được khử trùng trước khi thải bỏ.
• Chủng chuẩn có sổ theo dõi nguồn gốc, số lần cấy chuyển, nơi bảo quản.

3. Tiêu chuẩn và phương pháp thử

Theo hướng dẫn GMP, mỗi nguyên liệu, vật liệu bao gói, bán thành phẩm và thành phẩm có tiêu chuẩn đã phê duyệt, nêu chỉ tiêu, mức chấp nhận và phương pháp thử. Với mỹ phẩm lưu hành tại Việt Nam, giới hạn kim loại nặng và vi sinh vật phải đáp ứng yêu cầu của ASEAN quy định tại Phụ lục số 06-MP (Điều 13 Thông tư 06/2011/TT-BYT). Phương pháp có thể là phương pháp đã công bố, như bộ ISO về vi sinh mỹ phẩm, hoặc phương pháp nội bộ; loại nào cũng nên viết thành SOP có phiên bản.

Về tính phù hợp (thông lệ, phần lớn tham khảo từ ngành dược): phương pháp nội bộ cần được thẩm định, tuỳ phép thử xem xét độ đúng, độ lặp lại, độ đặc hiệu; phương pháp đã công bố thường chỉ cần kiểm chứng rằng phòng thực hiện được và phương pháp hợp với nền sản phẩm. Ví dụ ở vi sinh: chất bảo quản có thể ức chế vi sinh vật ngay trong đĩa thử, gây âm tính giả, nên điều kiện trung hoà cần được chứng minh cho từng nền mẫu. Các văn bản pháp luật nêu trong bài không ấn định thông số thẩm định.

4. Lấy mẫu và nhận diện mẫu

Theo thông lệ, việc lấy mẫu do nhân viên QC hoặc người được QC đào tạo, uỷ quyền thực hiện, theo phương án bằng văn bản: số bao gói được mở, vị trí lấy, lượng mẫu, dụng cụ, cách đóng kín lại. Các văn bản pháp luật nêu trong bài không ấn định cỡ mẫu.

• Lượng mẫu đủ cho mọi phép thử trong tiêu chuẩn, cộng phần dự phòng điều tra; mẫu lưu quản lý riêng.
• Bao bì nhập kho có thể lấy mẫu theo thuộc tính của ISO 2859-1.
• Mẫu vi sinh lấy bằng dụng cụ vô trùng, trước phần mẫu cho phép thử khác.
• Nhãn mẫu ghi tên, mã, số lô, ngày lấy, người lấy, lượng; bao gói đã lấy mẫu được đánh dấu.
• Mẫu vào phòng được ghi sổ, gán mã kiểm nghiệm, bảo quản đúng điều kiện khi chờ thử.

Tiếp nhận, biệt trữ và chấp nhận nguyên liệu xem bài quản lý chất lượng nguyên liệu.

5. Chất chuẩn, thuốc thử và thiết bị

Cách ghi nhãn theo thông lệ:

Loại	Nhãn tối thiểu	Hạn dùng, lưu ý
Chất chuẩn đối chiếu	Tên, số lô, nguồn, hàm lượng theo giấy chứng nhận, ngày nhận, ngày mở	Theo nhà cung cấp; chuẩn làm việc được đối chiếu với chuẩn gốc
Thuốc thử mua sẵn	Tên, số lô, ngày nhận, ngày mở	Theo nhà sản xuất; có loại hạn sau mở ngắn hơn
Dung dịch tự pha	Tên, nồng độ, ngày pha, người pha, hạn dùng, điều kiện bảo quản	Hạn do phòng xác lập có căn cứ; dung dịch chuẩn độ được xác định lại nồng độ theo lịch
Môi trường nuôi cấy	Tên, số lô, ngày chuẩn bị, hạn dùng	Mỗi lô được kiểm tra khả năng cho vi sinh vật phát triển trước khi dùng (thông lệ tham khảo từ ngành dược)

Vật liệu quá hạn, không nhãn hoặc nhãn không đọc được thì không dùng. Cân phân tích, máy đo pH, nhớt kế, tủ ấm, nồi hấp cần được hiệu chuẩn, kiểm tra trước khi dùng và có nhãn trạng thái, xem bài hiệu chuẩn thiết bị nhà máy mỹ phẩm. Thông lệ tham khảo từ ngành dược là xác nhận thiết bị phân tích mới được lắp đặt đúng, vận hành đúng và cho kết quả đạt yêu cầu trước khi dùng chính thức; mỗi thiết bị có nhật ký sử dụng.

6. Hồ sơ kiểm nghiệm và toàn vẹn dữ liệu

Bằng chứng nằm ở dữ liệu thô: theo thông lệ, hồ sơ mỗi phép thử ghi phương pháp kèm phiên bản, mã thiết bị, số lô chất chuẩn, thuốc thử, số cân, phép tính, phiếu in hoặc tệp gốc, người làm, người xem xét. Quy tắc ghi chép, ALCOA+ (khái niệm của ngành dược, áp dụng tham khảo) và hồ sơ điện tử có ở bài quản lý tài liệu GMP và toàn vẹn dữ liệu. Rủi ro hay gặp trong phòng kiểm nghiệm: chạy thử mẫu "để xem trước" không ghi nhận, xử lý lại dữ liệu trên phần mềm không ghi lý do, dùng chung tài khoản máy phân tích.

7. Xử lý kết quả ngoài tiêu chuẩn (OOS)

Kết quả ngoài mức chấp nhận (out-of-specification, OOS) chưa phải kết luận lô không đạt. Thông lệ, tham khảo từ ngành dược, là điều tra hai giai đoạn; trong lúc điều tra, lô vẫn biệt trữ.

1. Giai đoạn 1, trong phòng kiểm nghiệm: kiểm nghiệm viên báo ngay người phụ trách, giữ nguyên dung dịch mẫu, chất chuẩn, dụng cụ. Người phụ trách cùng kiểm nghiệm viên rà soát cách pha mẫu, phép tính, phương pháp, thiết bị, chất chuẩn, thuốc thử. Nếu có bằng chứng lỗi phòng kiểm nghiệm xác định được, kết quả ban đầu được huỷ có ghi lý do và thử lại theo quy trình.
2. Giai đoạn 2, mở rộng sang sản xuất: nếu không tìm thấy lỗi phòng kiểm nghiệm, kết quả ban đầu có hiệu lực. Điều tra chuyển sang hồ sơ lô, nguyên liệu, thiết bị, các lô dùng chung nguồn, thường do QA chủ trì. Kết quả được xác nhận thì lô xử lý như sản phẩm không đạt, nguyên nhân đi vào quy trình sai lệch, CAPA.

Cũng theo thông lệ này: cách thử lại phải viết sẵn trong SOP; không thử nhiều lần rồi chọn kết quả đạt; mọi kết quả, kể cả kết quả bị huỷ, đều được lưu.

8. Mẫu lưu và kiểm nghiệm thuê ngoài

Mẫu kiểm nghiệm dùng để ra quyết định; mẫu lưu được niêm phong để đối chứng về sau, mỗi lần mở đều ghi lý do. Lượng, điều kiện và thời gian lưu xem bài mẫu lưu mỹ phẩm và truy xuất lô.

Khi gửi phép thử vi sinh hoặc hoá lý ra ngoài, thông lệ là chọn phòng thử nghiệm đạt ISO/IEC 17025; đây không phải yêu cầu bắt buộc chung. Công nhận gắn với phạm vi phép thử cụ thể, nên cần xem phép thử có nằm trong phạm vi đó không. Thoả thuận bằng văn bản nên nêu phép thử, phương pháp, thời hạn trả kết quả và cách báo khi có OOS. Nhà máy vẫn chịu trách nhiệm về lấy mẫu, tiêu chuẩn áp dụng và đánh giá kết quả.

Tại Butter-C, lô thành phẩm được kiểm nghiệm tại trung tâm đạt GLP/ISO 17025; nhà máy ở Cụm công nghiệp Thanh Oai lưu mẫu và hồ sơ lô làm căn cứ khi cần cùng Quý khách xem lại một kết quả.

Câu hỏi thường gặp

Nhà máy có phải tự làm mọi phép thử tại chỗ không?

Nghị định 93/2016/NĐ-CP (Điều 4 khoản 3 điểm đ) yêu cầu có bộ phận kiểm tra chất lượng nhưng không liệt kê phép thử phải làm tại chỗ. Theo cách hiểu của bài viết, nhà máy có thể thuê ngoài một phần phép thử, như nhiều cơ sở vẫn làm; đây không phải hướng dẫn chính thức, nên xác nhận với cơ quan cấp phép khi chuẩn bị hồ sơ.

Kết quả OOS, thử lại thấy đạt thì có xuất xưởng được không?

Theo thông lệ điều tra OOS tham khảo từ ngành dược, kết quả thử lại chỉ thay kết quả ban đầu khi giai đoạn 1 chứng minh được lỗi phòng kiểm nghiệm xác định được; nếu không, kết quả ban đầu vẫn có hiệu lực. Quyết định xuất xưởng còn dựa trên xem xét hồ sơ lô.

Có cần thẩm định mọi phương pháp thử không?

Theo thông lệ (tham khảo từ ngành dược), phương pháp nội bộ nên được thẩm định; phương pháp đã công bố thường chỉ cần kiểm chứng. Mức độ do nhà máy quyết định theo rủi ro.

Tài liệu tham khảo

1. ISO 22716:2007. Cosmetics — Good Manufacturing Practices (GMP) — Guidelines on Good Manufacturing Practices. International Organization for Standardization.
2. ASEAN Cosmetic Directive (ACD), Appendix VI — ASEAN Guidelines for Cosmetic Good Manufacturing Practice. ASEAN Cosmetic Committee.
3. Chính phủ. Nghị định 93/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm.
4. Bộ Y tế. Thông tư 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 quy định về quản lý mỹ phẩm.
5. ISO/IEC 17025:2017. General requirements for the competence of testing and calibration laboratories.
6. ISO 2859-1:1999. Sampling procedures for inspection by attributes — Part 1.